Politique de protection des données — RGPD

Politique de protection des données — RGPD

1. Responsable du traitement

Inqesta détermine les finalités et les moyens des traitements nécessaires à l’exploitation de sa boutique Shopify de meubles destinée principalement au marché français. Cette responsabilité concerne les données des visiteurs, acheteurs, destinataires d’une livraison et personnes qui contactent le service clientèle.

Inqesta utilise les données uniquement pour faire fonctionner et sécuriser la boutique, répondre à une demande, conclure et exécuter une commande, rapprocher un paiement, organiser une livraison, examiner un retour ou une non-conformité, émettre un remboursement et satisfaire à ses obligations comptables. Les données ne sont ni vendues ni utilisées par Inqesta pour établir un profil commercial.

2. Données traitées

Lors d’une commande, Inqesta traite les nom et prénom, courriel, téléphone, adresses de facturation et de livraison, contenu du panier, références et quantités, prix, taxes, frais de livraison, date, numéro de commande et état d’exécution. Pour un meuble encombrant, des indications d’accès peuvent être nécessaires : bâtiment, étage, code, ascenseur, horaires de réception ou contrainte de quai.

Les informations de paiement reçues par Inqesta se limitent au montant, à la devise, au statut, à la date, à la référence de transaction, aux éventuels codes de refus et, si le prestataire les fournit, à un identifiant technique ou à des chiffres masqués. Inqesta ne conserve ni le cryptogramme ni le numéro complet de la carte.

Lors de la navigation, Shopify et la boutique peuvent enregistrer l’adresse IP, les identifiants de session, le type d’appareil et de navigateur, la langue, les pages consultées, l’horodatage, les erreurs et les événements de sécurité. Les traceurs nécessaires maintiennent le panier, le paiement et la sécurité. Tout traceur facultatif reste désactivé tant que le visiteur n’a pas formulé un choix valable.

Les échanges avec le service clientèle peuvent contenir le numéro de commande, les courriels, les informations communiquées par téléphone, les pièces jointes et les photographies utiles. En cas de colis endommagé, de pièce manquante ou de difficulté de montage, les images doivent se limiter au colis, aux étiquettes, au meuble, à la notice et aux pièces concernées.

3. Finalités et fondements

L’exécution du contrat permet de traiter les données nécessaires à la validation du paiement, à la préparation sous 1 à 3 jours ouvrés, à la livraison annoncée sous 7 à 12 jours ouvrés, au suivi, au retour sans motif pendant 30 jours et au remboursement. Après émission du remboursement, son inscription sur le compte prend généralement 4 à 7 jours ouvrés, selon l’établissement de paiement.

Le respect des obligations comptables, fiscales, de conformité des produits et de réponse aux autorités fonde la conservation des pièces correspondantes. L’intérêt légitime d’Inqesta permet de sécuriser le site, prévenir un usage frauduleux, résoudre un incident technique et conserver les éléments strictement nécessaires à la défense d’un droit. Cet intérêt est mis en balance avec les droits des personnes.

Le consentement n’est utilisé que lorsqu’un choix libre est requis, notamment pour un traceur non indispensable. Il peut être retiré à tout moment sans affecter la licéité des opérations déjà réalisées. Inqesta ne transforme pas une donnée collectée pour la livraison ou un retour en donnée destinée à une finalité incompatible.

4. Caractère obligatoire des informations

Les champs indispensables à la commande ou à la livraison sont identifiés au moment de la collecte. Sans nom, coordonnées de contact, adresse exacte et données nécessaires au paiement, Inqesta peut être dans l’impossibilité d’accepter ou d’exécuter la commande.

Les informations complémentaires sont facultatives lorsqu’elles ne conditionnent pas la prestation. Le consommateur ne doit pas transmettre de mot de passe, de cryptogramme, de numéro complet de carte, de document d’identité non demandé ni de donnée sensible sans rapport avec sa demande.

5. Destinataires et répartition des responsabilités

L’accès interne est limité aux personnes qui doivent traiter la commande, la comptabilité, la livraison, le retour, la sécurité ou la demande d’un client. Shopify fournit l’infrastructure et traite les données nécessaires au fonctionnement de la boutique selon les instructions d’Inqesta. Lorsqu’il détermine une finalité imposée par ses propres services ou obligations, il répond séparément de ce traitement.

Le prestataire de paiement choisi lors du règlement reçoit les données bancaires nécessaires à l’autorisation, à l’authentification, au remboursement et à ses propres obligations financières. Il demeure responsable des décisions techniques ou réglementaires qui lui appartiennent. Inqesta reste responsable de l’exécution de la vente.

USPS, DHL Express, UPS ou FedEx reçoit, lorsqu’il est chargé du colis, le nom du destinataire, l’adresse, les coordonnées nécessaires au rendez-vous, la référence d’expédition, le nombre de colis et les instructions d’accès utiles. Le transporteur ne reçoit pas le contenu des échanges sans rapport avec la remise ni les données complètes de paiement.

6. Informations relatives aux prix

Les données de commande reflètent les prix affichés en euros, taxes comprises. La livraison est gratuite à partir de 233,99 € et coûte 13,99 € en dessous de ce montant. Aucun coût obligatoire autre que le prix et les frais de livraison annoncés avant paiement n’est ajouté.

Ces données sont utilisées pour établir la preuve de la transaction, rapprocher le paiement, calculer le remboursement applicable et répondre à une contestation. Elles ne servent pas à personnaliser individuellement le prix selon la navigation d’un visiteur.

7. Transferts hors de l’Espace économique européen

Inqesta est établi aux États-Unis. Shopify et certains prestataires techniques, de paiement ou de transport peuvent également traiter des données hors de l’Espace économique européen. Un transfert est limité aux finalités décrites et repose sur une décision d’adéquation applicable, des clauses contractuelles approuvées ou une autre garantie reconnue. Des mesures supplémentaires sont appliquées lorsque le niveau de protection du destinataire le nécessite.

Une personne peut demander des informations sur le mécanisme applicable à son dossier. Les documents communiqués peuvent être expurgés des secrets d’affaires et éléments de sécurité sans priver la personne d’une information utile sur la garantie.

8. Durées de conservation

Les données actives de commande, livraison, retour et service après-vente sont conservées pendant l’exécution de la relation et des garanties applicables. Elles sont ensuite archivées au maximum 5 ans lorsqu’elles sont nécessaires à la preuve contractuelle ou à la gestion d’un litige. Les factures et pièces comptables obligatoires sont conservées 10 ans.

Les photographies et échanges relatifs à un dommage suivent le dossier concerné et ne sont pas réutilisés pour une autre finalité. Les journaux de connexion et de sécurité sont conservés au maximum 6 mois, sauf incident justifiant une conservation probatoire plus longue.

Les choix relatifs aux traceurs sont conservés 6 mois. Un identifiant de mesure d’audience exemptée ne persiste pas au-delà de 13 mois, sans renouvellement automatique à chaque visite, et les informations associées sont limitées à 25 mois. À l’expiration d’une durée, les données sont supprimées ou rendues anonymes, sauf obligation ou litige en cours.

9. Sécurité

Inqesta met en œuvre des accès limités selon les fonctions, l’authentification des comptes administratifs, le chiffrement des échanges en transit, la protection des sauvegardes, la journalisation des accès pertinents et des engagements de confidentialité avec les prestataires. Les données archivées sont séparées de l’usage courant et consultées uniquement lorsqu’un motif le justifie.

Aucun système n’exclut tout risque. Les mesures sont adaptées à la nature des données, au volume traité et aux menaces identifiées. Les informations de paiement complètes restent dans les interfaces spécialisées du prestataire de paiement.

10. Visiteurs, destinataires et mineurs

Pour un visiteur sans commande, seules les données techniques nécessaires, les choix de traceurs et les informations volontairement envoyées sont traités. Lorsqu’un destinataire est différent de l’acheteur, l’acheteur doit fournir des coordonnées exactes et informer cette personne de leur transmission pour la livraison.

Le site n’est pas destiné aux enfants de moins de 15 ans et Inqesta ne cherche pas à recueillir leurs données. Une commande doit être passée par une personne juridiquement capable ou avec l’autorisation de son représentant légal. Le représentant peut demander l’effacement de données transmises sans fondement valable.

11. Droits

Toute personne peut demander l’accès à ses données, la rectification d’une information inexacte, l’effacement lorsque la conservation n’est plus justifiée, ou la limitation pendant l’examen d’une contestation. Elle peut recevoir les données qu’elle a fournies dans un format structuré et lisible par machine lorsque la portabilité s’applique.

Elle peut s’opposer, pour des raisons liées à sa situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et retirer un consentement sans frais. Elle peut aussi définir des instructions concernant la conservation, l’effacement et la communication de ses données après son décès.

La demande est envoyée à buyercenter@inqesta.com avec les informations suffisantes pour retrouver le dossier. Une preuve d’identité proportionnée n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et est supprimée après vérification. Inqesta répond en principe dans un délai de 1 mois. Ce délai peut être prolongé de 2 mois si la demande est complexe ou multiple, après information du demandeur dans le premier mois.

Un droit peut être limité lorsque les données restent indispensables à l’exécution d’une commande, à une obligation de conservation ou à la défense d’un droit. Tout refus est motivé. Une réclamation peut être déposée auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, en ligne sur cnil.fr ou par courrier à CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France.

12. Violation de données

Un incident fait l’objet d’une qualification, d’un confinement, d’une documentation et d’une évaluation des données et personnes concernées. Inqesta coopère avec les prestataires impliqués et prend les mesures nécessaires pour limiter les conséquences.

Lorsqu’une violation présente un risque pour les droits et libertés des personnes, elle est notifiée à l’autorité compétente dans les 72 heures après sa découverte, dans la mesure du possible. Lorsque le risque est élevé, les personnes concernées sont informées sans retard injustifié de la nature de l’incident, des conséquences probables, des mesures prises et des précautions utiles.

13. Contact